¿Qué es el software a medida?
Es un sistema que se escribe para un negocio en particular. No se compra en una tienda ni se descarga: se diseña a partir de cómo ya trabajás, de los pasos que seguís, de lo que anotás y de lo que necesitás saber al final del día.
La diferencia con un programa comprado es de dirección. Un programa genérico te obliga a trabajar como fue pensado, y vos te adaptás a él. Uno a medida hace lo contrario: se adapta a vos. Si en tu negocio los cobros tienen extras que cambian cada mes, o una factura necesita un dato que ningún programa trae, el sistema se hace con eso adentro.
¿Cuándo conviene?
Cuando algo importante de tu negocio vive en un lugar frágil. Las señales más comunes:
- Se pierden papeles. Cobros anotados en un cuaderno, recibos en una caja, apuntes que nadie encuentra cuando hacen falta.
- El Excel ya no da más. Una hoja que empezó simple, creció con los años y hoy solo una persona sabe usar sin romperla.
- Todo depende de una persona. Si la que lleva las cuentas se enferma, nadie sabe quién debe ni cuánto.
- No podés responder preguntas básicas. Cuánto cobraste este mes, quién está atrasado, qué se vendió más. Si para saberlo hay que sentarse una tarde a sumar, falta un sistema.
No hace falta ser una empresa grande. Hace falta que el proceso sea importante y que se repita todos los días.
¿Qué tipo de sistemas hacemos?
Sistemas internos para el trabajo diario: los que usa el negocio, no sus clientes. Por ejemplo:
- Cobros y facturación, con la factura saliendo en el momento y numeración correlativa.
- Control de clientes, alumnos o pacientes, con su historial y su estado de cuenta.
- Inventario, con entradas, salidas y lo que queda.
- Órdenes de trabajo, desde que entra el pedido hasta que se entrega.
- Registros que hoy viven en papel y que necesitás consultar después.
Pueden funcionar en una tablet en el mostrador, en la computadora de la oficina o en el celular. Y si tu negocio lo necesita, pueden funcionar en tu propia red, sin depender de que haya internet.
¿Cómo empieza un proyecto?
Con una conversación sobre cómo trabajás hoy. No sobre tecnología: sobre tu día. Qué anotás, dónde, quién lo hace, qué se pierde y qué te gustaría saber que hoy no sabés.
Con eso te mandamos el alcance por escrito: qué va a hacer el sistema, qué no va a hacer y en cuánto tiempo. Si no estás de acuerdo, no empezamos. Nadie firma algo que no entendió.
Durante el desarrollo te mostramos avances que podés probar con datos de ejemplo. Los datos reales de tu negocio se cargan al final, cuando el sistema ya está probado, y quedan solo en tu sistema. No los usamos para nada más, ni para mostrar el trabajo.
¿Qué pasa con mis datos?
Son tuyos. El sistema guarda la información de tu negocio y solo tu negocio tiene acceso. Cuando mostramos nuestro trabajo, como en el caso de Pointé, usamos datos inventados y lo decimos, porque los datos reales de los clientes de nuestros clientes no son nuestros para mostrar.
¿Esto ya le funcionó a alguien?
El Estudio de Danza Pointé, en El Progreso, Yoro, llevaba las cuentas en papel y lápiz. Los papeles se perdían y no tenía cómo emitir facturas. Le construimos una aplicación para iPad: se cobra desde la tablet en recepción y la factura sale en el momento, con numeración correlativa. Funciona en la red del estudio, sin depender de internet.
Hoy cada cobro queda registrado y nada se pierde. Y tiempo después el estudio volvió para que le desarrolláramos también su sitio web. Leé el caso de Pointé completo.
Si todavía no sabés si lo tuyo necesita un sistema o una hoja de cálculo bien hecha, escribinos. A veces la respuesta honesta es la segunda, y te la vamos a decir.