Antes: ¿cómo llevaba sus cuentas el estudio?
El Estudio de Danza Pointé da clases de ballet y danza contemporánea a niñas desde los tres años, en El Progreso, Yoro. Como muchos negocios que crecen de a poco, llevaba sus cuentas como se pudo al principio: en papel y lápiz.
Los pagos de las alumnas se anotaban a mano. Esos papeles se perdían. No había forma de saber con certeza quién estaba al día y quién no sin sentarse a revisar hojas sueltas, ni de consultar qué se había cobrado meses atrás. Y había un problema más concreto todavía: el estudio no tenía cómo emitir una factura.
Revisamos lo que había en el mercado. Ningún programa comprado hacía exactamente lo que el estudio necesitaba: cobrar mensualidades con extras que cambian, llevar el historial de cada alumna y sacar la factura ahí mismo, en recepción.
Primer proyecto: un sistema propio para cobrar y facturar
Le construimos al estudio una aplicación personalizada, pensada para usarse en un iPad en la recepción. Es software a medida: no se adaptó el estudio al programa, se escribió el programa alrededor de cómo ya trabajaba el estudio.
- Control de alumnas. Quién está al día, quién debe y desde cuándo, a la vista.
- Cobro en el momento, con los extras del mes cuando corresponden.
- Facturación con numeración correlativa. La factura sale en el momento del cobro, lista para entregar.
- Historial completo. Cada cobro queda registrado y se puede consultar después, sin buscar papeles.
- Funciona en la red del estudio, sin depender de que haya internet ese día.
Hoy nada se pierde. Cada cobro queda registrado con su factura, y consultar el historial de una alumna es abrir la aplicación en lugar de buscar en una caja. Y un detalle que nos contó el estudio: sus clientas le halagan las facturas que ahora entrega.
Segundo proyecto: el mismo cliente volvió
Esto es lo que más nos importa de este caso. Tiempo después de entregar el sistema, el estudio volvió a buscarnos. Esta vez quería un sitio web.
Pointé se conocía por Facebook y de boca en boca. Para las familias que ya conocían el estudio eso alcanzaba, pero quien buscaba clases de ballet en El Progreso en Google no lo encontraba, porque no había un sitio que encontrar. Los horarios, las edades y la ubicación vivían dentro de publicaciones que se van hundiendo con el tiempo.
Le desarrollamos su sitio, con todo lo que una familia pregunta antes de inscribir a su hija:
- Las clases, ballet y danza contemporánea, con lo que se trabaja en cada una y desde qué edad.
- Los horarios, por grupo y por turno, para elegir sin tener que escribir primero.
- Los recitales y las competencias, que es lo que el estudio muestra dos veces al año.
- La galería, para conocer el lugar antes de ir.
- Dónde queda, con el mapa.
- Contacto directo por WhatsApp, desde cualquier parte del sitio.
El sitio respeta la identidad del estudio: su palo de rosa y su tipografía, la que ya usaba en sus materiales. Podés visitarlo en pointe-web.vercel.app.
Ahora: ¿qué cambió?
Dos cosas, una por proyecto. Adentro, el estudio dejó el papel: cobra y factura desde el iPad, y cada cobro queda registrado. Afuera, tiene una dirección propia en internet, con su información completa en un lugar que Google puede leer, y las familias encuentran horarios y edades sin tener que preguntar primero.
El sitio es reciente, así que todavía no hay historial de posiciones ni de visitas que se pueda mostrar con honestidad.
[DATO PENDIENTE: posiciones en Google y tráfico del sitio de Pointé, cuando haya varios meses medidos.]
¿Por qué importa que un cliente vuelva?
Porque es la única prueba que no se puede fabricar. Un portafolio lo arma cualquiera; que el mismo negocio te vuelva a contratar para algo distinto quiere decir que la primera entrega funcionó lo suficiente como para no buscar a otro.
Los dos trabajos que le hicimos a Pointé son de naturaleza distinta: uno es un sistema interno que usa el estudio todos los días, el otro es un sitio público que ven las familias. Los dos salieron del mismo lugar, con la misma forma de trabajar.
Si en tu negocio algo importante vive en un cuaderno o en un Excel, o si tus clientes te conocen por Facebook pero no te encuentran en Google, escribinos. Puede que lo tuyo se parezca más a Pointé de lo que creés.
Sobre los datos de este caso: no mostramos información de alumnas ni de sus familias, ni montos, mensualidades o facturas reales. Las capturas muestran el sitio del estudio, recortadas para dejar fuera las fotografías de las alumnas.
[CONFIRMAR: ¿se menciona a la fundadora de Pointé por nombre? Solo con su autorización.]